Artykuły

Etykieta biznesowa w kontaktach z Chińczykami czyli jak nasze zachowanie, może pomóc i   przeszkodzić interesom w Chinach. 

W tym artykule podejmiemy próbę nakreślenia podstawowych zasad savoir-vivre –etykiety biznesowej w Chinach, której powinno się przestrzegać w czasie wizyty biznesowej w Chinach lub w trakcie kontaktów z Chińczykami w innych krajach. Postępowanie zgodnie z tymi zasadami może ogromnie pomóc w osiągnięciu celów biznesowych. Będzie to dowodem naszej wysokiej kultury i szacunku dla chińskich partnerów.

Hierarchia i godność osobista

Przestrzeganie zasad hierarchii jest ogromnie ważne we wszystkich kontaktach z Chińczykami, w trakcie negocjacji i spotkań o charakterze nieformalnym. Niezachowanie etykiety wynikającej z hierarchii jest postrzegane jako próba poniżenia godności partnera chińskiego, zwłaszcza jeśli ma to miejsce w obecności osób trzecich. Chińczycy są szczególnie wrażliwi na „utratę twarzy” w oczach podwładnych lub osób na tym samym szczeblu. Powiedzenie czegokolwiek lub zrobienie czegokolwiek, co powoduje „utratę twarzy” przez partnera chińskiego może zniszczyć natychmiast wszelkie relacje i pognębić interesy. Nigdy nie krytykuj otwarcie Chińczyka przy innych. Nie żartuj z Chińczyków w ich obecności. Nie traktuj Chińczyka  w sposób, który koliduje z jego miejscem w drabinie hierarchii służbowej w jego firmie.

Przywitanie  i przedstawianie się.

Uścisk dłoni/ nawet do 10 sek/ jest akceptowana formą przywitania się. Stosuje się również skłon głowy lub lekki pokłon Nie należy dłoni ściskać mocno i należy stronie chińskiej pozostawić inicjatywę w zakresie wyciągnięcia ręki, gdyż nie wszyscy stosują tę formę. W trakcie powitania dobrze jest nieco spuścić wzrok. Patrzenie prosto w oczy partnerowi może spowodować jego zakłopotanie.
Typowym przywitaniem po chińsku jest  „ni hao ma” – odpowiednik „how are you?”

Karty wizytowe stanowią istotny element etykiety w relacjach z Chińczykami, którzy lubią się nimi wymieniać. Wręcza się je zawsze dwoma rękami. Otrzymawszy wizytówkę od Chińczyka należy zapoznać się z jej treścią, trzymając ją w obu  dłoniach. Dopiero po dłuższej chwili można ja odłożyć lub schować. Najlepiej jest zadbać o wystarczająco duży zapas wizytówek przed wyjazdem. Wizytówka powinna być zadrukowana dwustronnie- jedna strona z tekstem w j. angielskim, druga- w j. chińskim. Istnieje zawsze możliwość wykonania wizytówek w Chinach. Konieczne jest podanie na wizytówce  zajmowanego stanowiska. Dla Chińczyków procedura wymiany wizytówek jest ważna również dlatego, że pozwala  im określić rangę poszczególnych osób i ich wpływ na podejmowanie decyzji. Jeśli firma, którą reprezentujemy wyróżnia się w jakiś wyjątkowy sposób / np. wielkością, rangą itp/ należy o tym napisać na wizytówce. Korzystnie jest wydrukować wizytówki w kolorze złotym, który postrzegany jest jako kolor szczęścia, prestiżu i pomyślności.

Zwracanie się do Chińczyków

W Chinach jako pierwsze podaje się nazwisko a dopiero potem imię. Kobieta chińska po ślubie zachowuje swoje panieńskie nazwisko. Nazwisko męża używane jest rzadko i tylko w oficjalnych okolicznościach. Zwracając się w celach biznesowych do dr Zhang Tan zawsze używa się formuły Mr. / Zhang/ lub Dr Zhang, gdzie Zhang jest nazwiskiem a Tan imieniem. Jeśli Dr Zhang jest np. prezesem firmy należy to szczególnie uszanować zwracając się do niego przy każdej okazji w formie „Chairman Zhang”. Nie należy zbyt łatwo przechodzić na formę zwracania się do siebie po imieniu ani nie nalegać, aby chiński partner zwracał się do nas w ten sposób.

Zachowanie się przy okazjach publicznych

Nasza wizyta w firmie, fabryce, szkole itp. może być nagrodzona oklaskami, jako znakiem powitania. Należy je odwzajemnić oklaskami.
Chińczycy są bardzo oszczędni w wyrażaniu swych emocji. Dlatego należy unikać gwałtownych gestów rękami i kontrolować mimikę twarzy, unikać wybuchów śmiechu lub okazywania innych emocji. Nie należy pokazywać czegokolwiek palcem, lecz  wyłącznie całą dłonią. Nie należy dotykać lub poklepywać Chińczyków po plecach. Nie należy wkładać rąk do ust, obgryzać paznokci, dłubać w zębach, chować do kieszeni chusteczki po wyczyszczeniu nosa. Zachowanie tego rodzaju pomimo, że również w Europie jest oznaką niskiej kultury, w Chinach ma dodatkowo konotację wulgaryzmu.
Plucie w miejscach publicznych nie jest już dozwolone i może być ukarane grzywną.

Spotkania
 
Spóźnienie na umówione spotkanie jest uważane w Chinach za zachowanie obraźliwe.
Uważa się, że najlepsze okresy w roku do spotkań to kwiecień-czerwiec oraz wrzesień-październik.
Oficjalnie w Chinach pracuje się 6 dni w tygodniu t.j. od poniedziałku do soboty. Jednakże w dużych miastach coraz popularniejszy staje się 5 dniowy tydzień pracy, od poniedziałku do piątku. Urzędowe i biznesowe godziny pracy trwają od 8.00 do 17.00. Większość pracowników w Chinach przestrzega przerwy obiadowej w godz.12.00 - 14.00.
Z reguły spotkania rozpoczynane są od mowy powitalnej ze strony chińskich gospodarzy. Przemawia szef delegacji, zwracając się do swego odpowiednika wśród gości. Później oczekuje się analogicznego zachowania się drugiej strony. Rozmowa najpierw koncentruje się na tematach zastępczych i błahych, aby wytworzyć przyjazną atmosferę i ” rozluźnić” gości.

Ubiory

Obecnie styl ubierania się w Chinach zmienia się bardzo szybko. Niemniej jednak pewien kanon ubioru biznesowego istnieje nadal. Jest to styl konserwatywny – w ciemnych kolorach, zarówno garnitury/ nie używa się smokingów/ i krawaty dla mężczyzn jak i suknie i kostiumy / także ze spodniami/dla kobiet.
Wykluczone są szorty, krótkie spódniczki /nad kolana/ duże dekolty i ostentacyjna biżuteria. Najbardziej preferowana wysokość obuwia dla kobiet to płaski lub niewysoki obcas.
W lecie mężczyźni nie muszą wkładać marynarek i krawatów. Wystarczą ciemne spodnie i koszula z rozpiętym kołnierzykiem.
 Dżinsy uważane są przez Chińczyków obu płci za strój nieformalny.

Negocjacje

Negocjacje w Chinach zawsze prowadzone są przez szefów delegacji. Żeby zapewnić sobie obecność w trakcie negocjacji wysokiej rangi przedstawicieli strony chińskiej  należy zadbać o udział osób odpowiedniej rangi   w delegacji gości. Szef delegacji zawsze powinien wkraczać do sali, gdzie odbywają się negocjacje jako pierwszy. Powinny być zawsze przestrzegane zasady hierarchii. Należy uważać , aby  członkowie delegacji nie wyrażali sądów krytycznych na temat ich chińskich partnerów, aby nie spowodować przez nich „utraty twarzy” oraz opinii sprzecznych z wypowiedziami szefa swej delegacji. Na spotkanie należy zawsze udawać się w obecności własnego tłumacza. Pamiętajmy, że znajomość j.angielskiego wśród Chińczyków nie jest powszechna, szczególnie wśród osób starszych.

 Subiektywne opinie i doświadczenia są dla Chińczyków podstawą do formułowania opinii i podejmowania decyzji; często ważniejszą niż fakty.
Warunkiem udanych negocjacji jest nawiązanie dobrych osobistych relacji pomiędzy obu stronami. Umowa ustna zawarta pomiędzy partnerami ma dla Chińczyków większe znaczenie niż dokument w formie pisemnej. Dlatego często zdarzają się sytuacje, gdy już po podpisaniu umowy strona chińska zgłasza do niej kolejne uwagi.

Należy nastawić się, że negocjacje będą trwały długo i a ich wynik może być niepewny. Należy poddać się rytmowi narzuconemu przez Chińczyków, zachować spokój, optymizm, nie kierować się emocjami i nie okazywać ich.
Należy pamiętać, że Chińczycy bardzo rzadko w trakcie negocjacji będą wypowiadać  wprost swe negatywne stanowisko wobec zgłaszanych im propozycji. Najczęściej usłyszeć wówczas można, że „ do propozycji wrócimy później”, „propozycja jest dobra ale wymaga analizy”, „być może”, ”zobaczymy” itp.. Takie sformułowania w ustach Chińczyków z reguły znaczą po prostu „nie”. Chińczycy nie lubią deadlinów, dlatego wszelkie terminy należy planować realistycznie.
Należy mówić prostym językiem, nie uciekać się do eufemizmów, nie używać slangu ani akronimów. Nie należy poruszać tematów politycznych i religijnych.

Podejmowanie gości.

Ten rodzaj aktywności biznesowej uważany jest przez Chińczyków za bardzo istotny dla powodzenia interesów, chociaż w trakcie wspólnych imprez nie rozmawia się o interesach.

 Z reguły bankiety maja miejsce w restauracjach i rozpoczynają się w godzinach 17.30- 18.00, trwając ok. 2 godziny. Powitanie gości następuje u wejścia do restauracji. Jako pierwszy wchodzi osoba najwyższa rangą wśród gości i zajmuje przy stole honorowe miejsce, naprzeciwko najwyższego rangą przedstawiciela strony chińskiej / który, zgodnie z etykietą zajmuje najmniej eksponowane miejsce - naprzeciwko drzwi używanych przez obsługę. Należy zajmować miejsca zgodnie z instrukcjami gospodarza. Gospodarz daje sygnał do rozpoczęcia konsumpcji poprzez
wzniesienie pierwszego toastu a następnie pprzez nałożenie na talerz gościa honorowego porcji najlepszego dania, znajdującego się na stole.

Zwyczajowo, gospodarz zamawia potrawy w ilości znacznie przekraczającej możliwości konsumpcji osób przy stole. Chodzi bowiem o to, aby powstało wrażenie obfitości, aby dużo jedzenia pozostało po posiłku. W przeciwnym razie gospodarz naraził by się na „utratę twarzy”.

W trakcie posiłku zwykle serwuje się ok. 20 – 30 dań. Każdego z nich należy skosztować w niewielkiej ilości. Goście sami nakładają sobie na talerze, za wyjątkiem zupy. W trakcie posiłku następują częste toasty. Należy wychwalać smakowitość potraw. Chińczycy traktują obfitość i smakowitość dań na stole jako sposób na przekazanie gościom przez gospodarza spotkania najlepszych życzeń.

Kończąc posiłek nie należy talerza opróżniać całkowicie. Mogło by być to odebrane przez gospodarza jako zniewaga sugerująca, że podano zbyt mało jedzenia. Odpadki powstające w trakcie jedzenia należy składać na talerzu specjalnie umieszczonym w tym celu na stole. Nie należy odpadków gromadzić na swym talerzu czy miseczce.
Gospodarze na pewno docenią, jeśli do jedzenia będziecie używać pałeczek. Nie jest to jednak konieczne. Pamiętajcie, aby po zakończeniu ułożyć pałeczki na stole obok talerza lub na specjalnej podpórce.  Nie należy pozostawiać ich ułożonych równolegle na talerzu/ miseczce, gdyż – jak uważa się – to może przynieść nieszczęście. Jedząc ryż należy miseczkę z ryżem trzymać przy ustach. Siorbanie i bekanie przy stole jest powszechnie przyjęte i postrzegane jako dowód uznania dla smakowitości potraw.

W czasie posiłku spożywany jest alkohol, nie raz w znacznych ilościach. W trakcie tych zakrapianych kolacji często powstają bezcenne okazje do zawierania bliższych znajomości z gospodarzami, tak istotnych w rozwijaniu interesów Chinach. Osoby nie spożywające alkoholu powinny zawczasu przygotować sobie wiarygodna wersję wytłumaczenia swej postawy w tym zakresie. Najbardziej wiarygodnie brzmią przyczyny o charakterze zdrowotnym. Chińczycy nie darzą zaufaniem osób nie pijących alkoholu.

Sygnałem do zakończenia kolacji jest podanie gorących ręczników. Wkrótce potem należy zbierać się do wyjścia. Trzeba pamiętać, że gospodarz nigdy nie powinien przejawiać inicjatywy w tym względzie. Wręczanie napiwków obsłudze jest zabronione.

Zaproszenie na bankiet ze strony chińskiej powinno zostać odwzajemnione analogicznym bankietem .Istotne jest przy tym aby nie próbować przyćmić rozmachem czy hojnością  gestu chińskich gospodarzy. Najbezpieczniej będzie zaprosić ich do chińskiej restauracji Gospodarz bankietu powinien zjawić się w restauracji co najmniej na 30 minut przed godziną spotkania.

Bardzo popularne w Chinach jest podejmowanie gości w domu. Należy przygotować się na zdjęcie obuwia.

Wręczanie upominków

Upominki odgrywają w kulturze chińskiej ogromną rolę w budowaniu długotrwałych, przyjaznych relacji. Dlatego warto przywiązywać duża rolę do ich wyboru i zasad ich wręczania.

Oto najważniejsze z nich:

-  upominek powinien być zawsze wręczany zapakowany,

-  najbezpieczniejszym kolorem do opakowania jest kolor czerwony. Dobry jest również kolor złoty, srebrny i różowy. Należy unikać kolorów czarnego i białego. Upominek należy opakować na miejscu w Chinach, ponieważ trzeba będzie zapewne pokazać go w trakcie odprawy celnej na granicy,

- przyjmując upominek, pozostawiamy go w opakowaniu,

- upominki należy wręczać przy pierwszym spotkaniu. Obdarowane powinny zostać wszystkie osoby obecne na Sali lub tylko szef delegacji, przyjmujący upominek w imieniu całej firmy/organizacji,

-należy przestrzegać ceremoniału wręczania upominków. Osoba obdarowywana początkowo odmawia przyjęcia. Wówczas należy nalegać, nawet kilkakrotnie na przyjęcie upominku. Po zaakceptowaniu prezentu osoba obdarowana wyraża swoją wdzięczność. Chińczycy oczekują podobnego zachowania ze strony osób obdarowywanych przez nich. Cenne upominki nie powinny być wręczane w obecności osób trzecich. Uroczystość wręczania upominków nie powinna być fotografowana,

-można przekazywać upominki zarówno dla konkretnych osób jak i dla całej firmy,

-najczęściej wręczane Chińczykom upominki to: dobry koniak , dobre pióro, dobry kalkulator, akcesoria na biurko, telefon komórkowy, odtwarzacz CD, znaczki pocztowe do kolekcji , wyroby rękodzieła artystycznego z kraju gości, książki ilustrowane, wszystko kojarzące się ze szczęśliwymi liczbami 6 i 8,

- nie wolno  wręczać następujących upominków: zegarów, parasoli, chusteczek do nosa, chryzantem i innych białych kwiatów, ostrych przedmiotów – np. noży, jakichkolwiek przedmiotów oferowanych w zestawach po 4 sztuki / liczba 4 uważana jest przez Chińczyków za przynoszącą nieszczęście, zielonych kapeluszy,

- upominek należy wręczać szefowi zespołu negocjacyjnego, po zakończeniu negocjacji,

- w czasie wizyty w domu chińskiego partnera zawsze należy przekazać upominek dla jego żony. Sugeruje się wręczenie koniaku, czekoladek lub innych słodyczy,

-należy prowadzić dokładną dokumentację upominków przekazanych i przyjętych aby uniknąć ich zdublowania / co jest przyjmowane w Chinach bardzo krytycznie / i móc zrewanżować się w adekwatny sposób.